Evenement organiseren?

Sponsorbijdrage Stichting Goes Marketing

Een keur aan evenementen maakt Goes aantrekkelijk voor inwoners, bezoekers en voor het bedrijfsleven. Stichting Goes Marketing organiseert in 2017 weer een aantal evenementen in eigen beheer waaronder Goes Kinderstad, Goes Modestad en GoesC. Daarnaast worden er tal van grotere en kleinere evenementen georganiseerd door andere initiatiefnemers. Ook deze dragen een steentje bij aan de levendigheid van Goes. Om deze initiatieven te stimuleren en een steuntje in de rug te bieden kunnen organisatoren van evenementen in Goes een financiële bijdrage aanvragen bij Stichting Goes Marketing.

Wanneer kunt u een sponsorbijdrage aanvragen?

U kunt een sponsorbijdrage aanvragen wanneer u organisator van een evenement in de gemeente Goes bent. Met evenement wordt bedoeld: “elke voor het publiek openbare, gratis of voor een gering bedrag toegankelijke verrichting van vermaak met een tijdelijk karakter”. Hiermee worden ook activiteiten bedoeld als tentoonstellingen, fietstochten en sportmanifestaties.

Hoe hoog is de sponsorbijdrage?

De bijdrage namens Stichting Goes Marketing moet gezien worden als stimulans en steuntje in de rug, maar is nooit het uitgangspunt voor het organiseren van een evenement. De organisator moet daarom aantonen dat het evenement financieel grotendeels op eigen benen staat. De sponsorbijdrage zal altijd minder dan 10% van de totale onkosten (excl. BTW) bedragen. In deze regeling wordt onder kosten die voor een bijdrage in aanmerking komen verstaan: kosten die voortvloeien uit de organisatie van een evenement onder aftrek van de uit een evenement voortvloeiende opbrengsten.

Goes Marketing streeft er naar om elk evenement dat aan de voorwaarden voldoet, tegemoet te komen met een sponsorbijdrage en heeft hiervoor een vast budget ter beschikking. De hoogte van het toe te kennen sponsorbedrag is daarom mede afhankelijk van het aantal aanvragen.

Welke kosten komen niet in aanmerking voor een bijdrage?

  • Kosten verbonden aan de inzet van overheidspersoneel, tenzij de te verrichten werkzaamheden niet behoren tot de normale werkzaamheden van een overheid.
  • De door de aanvrager van de bijdrage verrekenbare BTW.

Waar moet het evenement aan voldoen?

Bij de beoordeling van de aanvraag wordt bekeken in hoeverre het evenement voldoet aan criteria op het gebied van: economisch effect, kwaliteit, publiciteit en samenwerking. (Zie hiervoor de vragenlijst op het aanvraagformulier). Daarnaast wordt in de afweging meegenomen de mate waarin het evenement:

  • Uitdraagt dat het in Goes prettig wonen en goed werken is.
  • Bijdraagt aan de spreiding over het jaar van evenementen en hiermee ook aan het streven naar 'Er is altijd iets te doen in Goes'.
  • Bijdraagt aan een gelijkmatige  geografische spreiding van evenementen. Ook in woonwijken of het buitengebied kunnen evenementen met een bij de locatie passende schaal georganiseerd worden om de kwaliteiten van de gehele woonomgeving uit te dragen.

Hoe vraag ik een sponsorbijdrage aan?

Een aanvraag voor een bijdrage voor een evenement dat in 2018 plaatsvindt moet uiterlijk 1 oktober 2017 schriftelijk worden ingediend bij de evenementencoördinator van Stichting Goes Marketing, Postbus 141,4460 AC Goes of via tom@goesmarketing.nl  Er kunnen helaas geen aanvragen meer worden ingediend voor 2017.

De aanvraag omvat:

  • Een volledig ingevuld aanvraagformulier Sponsorbijdrage dat u onderaan deze pagina kunt downloaden.
  • Een begroting met een (gespecificeerd) overzicht van de met het evenement gemoeide kosten en ontvangsten van derden.

Hoe wordt de aanvraag beoordeeld?

De evenementenadviescommissie beoordeelt de aanvragen. De beoordeling is afhankelijk van de mate waarin het evenement overeenstemt met de doelstellingen van Goes Marketing en de criteria die genoemd worden in het aanvraagformulier. Kwaliteit en nut van het evenement staan centraal. Evenementen die als 'bijzonder, uniek, vernieuwend' worden aangemerkt of een bijdrage vragen die hoger is dan € 1.000,- worden niet alleen met de evenementenadviescommissie besproken, maar ook voorgelegd aan het bestuur.

Als duidelijk is dat een aanvraag niet voldoet aan de criteria, communiceert de evenementencoördinator dit namens Stichting Goes Marketing met de organisator. Gevraagd kan worden de aanvraag aan te passen of aan te vullen. Daarnaast wordt er specifiek gekeken naar het juist, tijdig, volledig en transparant aanleveren van de financiële en de inhoudelijke verantwoording. In de tweede helft van december 2016 krijgen aanvragers bericht over toekenning en eventuele hoogte van de sponsorbijdrage.

Aan de te verlenen bijdragen kunnen voorwaarden worden verbonden.

Wanneer wordt het geld uitbetaald?

Binnen drie maanden na de datum waarop het evenement plaatsvond wordt een rekening ingediend waarin alle inkomsten en uitgaven, die op dit evenement betrekking hebben, worden verantwoord. Na acceptatie van deze afrekening door het bestuur van de stichting wordt de toegezegde bijdrage uitbetaald.

Wanneer wordt een aanvraag afgewezen?

  • Als de aanvraag onvoldoende voldoet aan de eisen en niet bijdraagt aan de doelstelling van Stichting Goes Marketing.
  • Een evenement dat eerder is georganiseerd maar als ‘niet voldoende’ of matig is geëvalueerd, komt niet in aanmerking voor een bijdrage. Wel kan de organisator met de door Goes Marketing opgestelde feedback werken aan een herziene aanvraag.
  • Als er geen vergunning is afgegeven via de afdeling Vergunning & Handhaving van gemeente Goes.
  • Als het evenement een politieke en/of godsdienstige grondslag heeft.
  • Als het evenement als doel heeft geld in te zamelen voor een goed doel 
  • Als de activiteit alleen op eigen bewoners is gericht zoals bijvoorbeeld wijk- of buurtfeesten.
  • De kermis en de markt vallen niet onder deze regeling.

Wat is verder belangrijk om te weten?

  • Omdat het totale sponsorbudget van Goes Marketing verdeeld wordt over de evenementen die tijdig een aanvraag doen en voldoen aan de voorwaarden, is het niet mogelijk om een financiële bijdrage aan te vragen voor evenementen die plaatsvinden in 2017 na 1 oktober 2016.
  • Voor het evenement dienen twee aanvragen te worden gedaan. Voor een bijdrage bij Stichting Goes Marketing en een aanvraag voor de vergunning/melding afdeling Vergunning & Handhaving van de gemeente Goes
  • Ook wanneer u niet in aanmerking komt voor een bijdrage dient u wel melding te doen of een vergunning aan te vragen bij de afdeling Vergunning & Handhaving (V&H) van de gemeente.
  • Een ingevuld evaluatieformulier dient binnen 6 weken retour te worden verzonden na afloop van het evenement. De evenementencoördinator kan verzoeken om een evaluatie(gesprek) na het evenement.
  • Evenementen die niet in aanmerking komen voor een bijdrage aan de hand van de criteria, kunnen in aanmerking komen voor een stimuleringsbijdrage ter hoogte van € 100,-. Deze toekenning wordt binnen de evenementenadviescommissie bepaald.
  • Oranjeverenigingen kunnen jaarlijks een bijdrage aanvragen van € 250,- voor de Koningsdagfestiviteiten.

Intrekken of wijzigen sponsoring

Het bestuur van Stichting Goes Marketing kan de bijdrage intrekken of ten nadele van de aanvrager wijzigen wanneer:

  • Het evenement waarvoor de bijdrage is verleend niet of niet geheel heeft plaatsgevonden of zal plaatsvinden.
  • De aanvrager niet heeft voldaan aan de in deze regeling gestelde voorwaarden.
  • De aanvrager zonder overleg de datum van het evenement heeft gewijzigd.
  • De aanvrager onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van juiste of volledige gegevens tot een andere bijdrage zou hebben geleid.


Aanvraagformulier Goes Marketing sponsorbijdrage. Klik hier

  • opsturen naar Stichting Goes Marketing - t.a.v. dhr. T. de Koning - postbus 141 - 4460 AC Goes of info@goesisgoes.nl
  • Vergeet ook uw vergunning voor het evenement niet bij de gemeente Goes zelf aan te vragen. Klik hier

Aanvragen reclameroute langs de autowegen

plattegronden

Grote Markt

Bleekveld

Singelstraat (Kerkplein)

Grote Kerk

Weeshuisplein

Manhuistuin

Damplein

Stenenbrug

Vlasmarkt

Kaden

Kolveniershof

Hollandse Hoeve